CHAPTER 7 GENERAL MEETINGS

CHAPTER 7 GENERAL MEETINGS

27. General Meetings: The Board of Directors shall convene a general meeting of Members at least once every twelve months. Such meeting will be called an ‘Annual General Meeting’.

Any meeting other than that in the preceding paragraph shall be called an ‘Extraordinary General Meeting’.

28. Schedules of General Meetings: The Trade Associations General Meetings shall be held as follows:

(1) The Annual Ordinary General Meeting shall be held regularly every year within one hundred and twenty days from the end of the Trade Associations fiscal year.

(2) If, for any reason, the Board of Directors, by its resolution, or by at least one-fourths of the total number of Ordinary Members who have expressed and submitted their specific intention in writing to the Secretary or the Director acting for the Secretary, considers it fit, an Extraordinary General Meeting shall be convened by the Board of Directors within twenty days from the date of such resolution or its receipt of such letter.

29. Notice of the Meeting: A notice of each General Meeting shall be sent by the Board of Directors indicating the date, time and place as well as agenda of such meeting to every Member, by registered mail to the addresses of Members given in the Registry at least 10 days prior to the date of the Meeting, or delivered by messenger at least 7 days before the scheduled date of meeting.

In sending notices in pursuance of the preceding paragraph in respect of General Meetings, a copy of minutes of the previous General Meeting shall also be enclosed as well as copies of the Annual Report and audited Balance Sheets and Income-Expense Accounts.

30. General Meeting’s Quorum: A General Meeting shall be attended by at least one-fourths of the total number of Ordinary Members and/or their proxies in order to form the quorum. Ordinary Members may vote by proxy at any General Meeting although the appointment of such proxy shall be made in writing and a copy of such deed presented to the Secretary before commencement of the meeting. A proxy shall be either an Ordinary Member or representative of an Ordinary Member of the Trade Association and represent no more than three Ordinary Members.

31. Lack of Quorum: If the lack of quorum should persist after the lapse of fifteen minutes of the scheduled time of the General Meeting convened at the requisition of Members, such meeting shall be forthwith cancelled. The meeting shall be adjourned, however, if it is not being held at the requisition of Members and a notice for the meeting specifying the date, time and place for such General Meeting will be given once again within twenty days as from the first General Meeting although no quorum will be mandatory at this latter meeting.

32. Chairman of the Meeting: The Trade Associations Chairman shall preside over every General Meeting. In his/her absence or inability to discharge such duties, the Trade Associations Vice Chairman shall act in lieu. The Meeting, however, will select any Director to preside over that particular meeting only if both Chairman and Vice Chairman of the Trade Association are not present nor able to discharge this duty. In the absence of any Director at the Meeting, any Member may be selected to preside over that particular meeting only.

33. Voting Methods at Meetings: Only Ordinary Members and their proxies (if any) may vote subject to the provision of Clause 30. Each Ordinary Member holds one vote although it may be represented by two representatives at such General Meeting.

A resolution shall be adopted at any General Meeting by a show of hands or any other method which discloses the manner in which a Member has voted subject to the provision of Clause 17, paragraph two, unless prior to or at the time such show of hands is made, the Board of Directors thinks fit, or at least two Ordinary Members are concerned to request that voting be made by ballot.

34. General Meetings Resolutions: Unless otherwise prescribed herein, resolutions of General Meetings shall be adopted by majority votes. In the case of tie-votes, the meetings chairman may cast his/her decisive vote either by a show of hands or by ballot.

35. Matters to be transacted at the Annual Ordinary General Meeting: Matters to be transacted at the Trade Associations Annual Ordinary General Meetings are as follows:

(1) Approval of minutes of the preceding General Meeting,

(2) Consideration of the Board of Directors Annual Report presenting the Trade Associations performance during the previous year,

(3) Consideration of the balance sheet as well as the Auditor’s Report,

(4) Election of the Board of Directors.

(5) Appointment of the Trade Association’s advisor(s), and selection of the Trade Association’s auditor for the year as well as determination of their remuneration,

(6) Other matters to be transacted by virtue of resolutions adopted by the General Meeting.

36. The Trade Association’s Monthly or Special Meeting(s): A meeting of the Trade Association’s Members may be convened and held from time to time by the Trade Association’s Chairman or the Board of Directors in the interest of commercial, educational and/or social objectives (such as functions to exchange opinion on matters of concern and interest or in celebration of a holiday or other festivities).

37. Minutes of meetings: Minutes of each General Meeting shall be taken by the Secretary or the Director assigned to act on the Secretary’s behalf. Minutes of each General Meeting shall be presented to the next General Meeting for approval. The approved minutes shall be signed by the Chairman and Secretary and will be made available for Members to inspect during business hours at the Trade Association’s Office.

หมวดที่ 7 การประชุมใหญ่

ข้อ 27. การประชุมใหญ่ ให้คณะกรรมการเรียกประชุมใหญ่ของสมาชิกอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกระยะเวลาสิบสองเดือน การประชุมเช่นนี้เรียกว่า “การประชุมใหญ่สามัญประจำปี” การประชุมใหญ่คราวอื่น ๆ นอกเหนือไปจากการประชุมใหญ่ตามวรรคก่อน เรียกว่า “การประชุมใหญ่วิสามัญ”

ข้อ 28. กำหนดการประชุมใหญ่ให้มีการประชุมใหญ่ของสมาคมการค้าดังต่อไปนี้

(1) ให้มีการประชุมใหญ่สามัญประจำปีภายในกำหนดหนึ่งร้อยยี่สิบวัน นับแต่วันที่สิ้นปีการบัญชีของสมาคมการค้าเป็นประจำทุก ๆ ปี
(2) ถ้ามีเหตุใดซึ่งคณะกรรมการมีมติเห็นสมควร หรือสมาชิกของสมาคมการค้าจำนวนไม่น้อยกว่าหนึ่งในสี่ของจำนวนสมาชิกสามัญทั้งหมดแสดงความจำนง โดยทำการร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษรยื่นต่อเลขาธิการ หรือกรรมการผู้ทำหน้าที่แทนเลขาธิการ ให้คณะกรรมการนัดประชุมใหญ่วิสามัญภายในกำหนดยี่สิบวัน นับแต่วันที่คณะกรรมการลงมติหรือวันที่ได้รับหนังสือ

ข้อ 29. หนังสือบอกกล่าวนัดประชุม คณะกรรมการจะต้องส่งหนังสือบอกกล่าวนัดประชุมใหญ่ในแต่ละครั้ง โดยระบุวัน เวลา สถานที่ และระเบียบวาระการประชุมใหญ่ไปให้สมาชิกทุกคนได้ทราบ โดยส่งจดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียน ณ ที่อยู่ของสมาชิกที่ปรากฏอยู่ในทะเบียนก่อนกำหนดวันประชุมไม่น้อยกว่า 10 วัน หรือส่งให้ถึงตัวสมาชิกก่อนกำหนดวันประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน

การจัดส่งหนังสือบอกกล่าวตามวรรคแรก ให้แนบสำเนาบันทึกรายงานการประชุมใหญสามัญครั้งที่แล้วไปด้วย ในกรณีที่เป็นการนัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี จะต้องแนบสำเนารายงานประจำปีและสำเนางบดุล รวมทั้งสำเนาบัญชีรายยรับ-รายจ่าย ซึ่งผู้สอบบัญชีได้ตรวจสอบแล้วเพิ่มเติมไปด้วย

ข้อ 30. องค์ประชุมในการประชุมใหญ่ ในการประชุมใหญ่จะต้องมีสมาชิกสามัญ และ/หรือ ผู้รับมอบฉันทะมาประชุมไม่น้อยกว่าหนึ่งในสี่ของจำนวนสมาชิกสามัญทั้งหมดจึงจะถือเป็นองค์ประชุม สมาชิกสามัญจะออกเสียงลงคะแนนโดยผู้รับมอบฉันทะในที่ประชุมใหญ่ครั้งใดก็ได้ แต่การมอบอำนาจให้ผู้รับมอบฉันทะดังกล่าวจะต้องทำเป็นหนังสือ และจะต้องนำสำเนาหนังสือมอบฉันทะดังกล่าวไปมอบไว้แก่เลขาธิการก่อนการประชุมใหญ่ครั้งนั้น ๆ ผู้รับมอบฉันทะจะต้องเป็นสมาชิกสามัญ หรือผู้แทนของสมาชิกสามัญของสมาคมการค้าด้วย และจะเป็นผู้รับมอบฉันทะของสมาชิกสามัญทั้งหมดเกินกว่าสามรายไม่ได้

ข้อ 31. การขาดองค์ประชุม หากล่วงพ้นกำหนดเวลานัดไปแล้วสิบห้านาที ยังมีสมาชิกมาไม่ครบองค์ประชุม ถ้าการประชุมใหญ่คราวนั้นได้เรียกเพราะสมาชิกร้องขอ ให้เลิกการประชุมใหญ่นั้น ถ้ามิใช่เพราะสมาชิกร้องขอให้เลื่อนการประชุมและให้ทำการบอกกล่าวนัดประชุม ระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมใหญ่นั้นอีกครั้งหนึ่งภายในกำหนดเวลายี่สิบวัน นับแต่วันประชุมใหญ่คราวแรก ในการประชุมใหญ่คราวหลังนี้จะมีสมาชิกมากน้อยเพียงใดก็ให้ถือเป็นองค์ประชุม

ข้อ 32. ประธานในที่ประชุม ให้ประธานสมาคมการค้าเป็นประธานในที่ประชุมใหญ่แต่ละครั้ง ถ้าประธานสมาคมการค้าไม่อยู่ หรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้รองประธานสมาคมการค้าทำหน้าที่แทน ถ้าทั้งประธานสมาคมการค้าและรองประธานสมาคมการค้าไม่อยู่ หือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ให้ที่ประชุมใหญ่เลือกตั้งกรรมการคนใดคนหนึ่งขึ้นเป็นประธานในที่ประชุม ถ้าไม่มีกรรมการอยู่ในที่ประชุมเลยก็ให้ที่ประชุมเลือกตั้งสมาชิกคนใดคนหนึ่งขึ้นเป็นประธานในที่ประชุมเฉพาะการประชุมคราวนั้น

ข้อ 33. วิธีการออกเสียงลงคะแนนในที่ประชุม สมาชิกสามัญและผู้รับมอบฉันทะของสมาชิกสามัญ (ถ้ามี) เท่านั้น มีสิทธิออกเสียงลงคะแนน ทั้งนี้โดยอยู่ภายในบังคับแห่งข้อ 30. และสมาชิกสามัญคนหนึ่ง ๆ มีคะแนนเสียงหนึ่งเสียง แม้ว่าจะมีผู้แทนสองคนเข้าร่วมในการประชมใหญ่นั้นก็ตาม

ในการประชุมใหญ่ใด ๆ ข้อมติอันเสนอให้ลงคะแนนให้ตัดสินด้วยวิธีชูมือ หรือวิธีการอื่นใดอันเป็นการเปิดเผยว่าสมาชิกใดลงคะแนนเช่นไร ทั้งนี้โดยอยู่ภายใต้บังคับแห่งข้อ 17. วรรคสอง เว้นแต่เมื่อก่อนหรือในเวลาที่แสดงผลแห่งการชูมือนั้น คณะกรรมการเห็นสมควร หรือได้มีสมาชิกสามัญสองคนเป็นอย่างน้อยติดใจร้องขอให้ลงคะแนนลับ

ข้อ 34. มติของที่ประชุมใหญ่ นอกจากที่กล่าวไว้เป็นอย่างในข้อบังคับนี้ ให้ถือเอาคะแนนเสียงข้างมากเป็นมติของที่ประชุมใหญ่ ถ้าคะแนนเสียงเท่ากัน ให้ผู้เป็นประธานในที่ประชุมมีคะแนนเสียงหนึ่งเป็นเสียงชี้ขาด การชี้ขาดนี้อาจทำโดยการชูมือหรือลงคะแนนลับก็ได้

ข้อ 35. กิจการอันพึงกระทำในการประชุมใหญ่สามัญประจำปี กิจการอันพึงกระทำในการประชุมใหญ่สามัญประจำปีของสมาคมการค้ามีดังนี้

(1) รับรองรายงานการประชุมใหญ่คราวก่อน
(2) พิจารณารายงานประจำปีของคณะกรรมการ แสดงผลการดำเนินกิจการของสมาคมการค้าที่ผ่านมาในรอบปี
(3) พิจารณางบดุลพร้อมด้วยรายงานของผู้สอบบัญชี
(4) เลือกตั้งคณะกรรมการ
(5) แต่งตั้งที่ปรึกษาของสมาคมการค้า และเลือกผู้สอบบัญชีของสมาคมการค้าประจำปี และกำหนดค่าตอบแทน
(6) กิจการอื่นที่ต้องกระทำโดยมติที่ประชุมใหญ่

ข้อ 36. การประชุมประจำเดือนหรือการประชุมพิเศษของสมาคมการค้า ประธานสมาคมการค้า หรือคณะกรรมการอาจเรียกและจัดประชุมสมาชิกของสมาคมการค้าได้เป็นครั้งคราว เพื่อวัตถุประสงค์ทางการพาณิชย์ การศึกษา และ/หรือ วัตถุประสงค์ทางสังคม (ได้แก่การพบปะสนทนาในเรื่องเกี่ยวกับผลประโยชน์ เพื่อเฉลิมฉลองวันหยุด หรือเหตุการณ์อื่น ๆ )

ข้อ 37. รายงานการประชุม ให้เลขาธิการหรือกรรมการผู้ทำหน้าที่แทนเลขาธิการจดบันทึกรายงานการประชุมใหญ่ไว้ทุกครั้ง รายงานการประชุมใหญ่แต่ละครั้ง ต้องเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ครั้งต่อไปเพื่อรับรองรายงานการประชุมที่ผ่านการรับรองแล้วให้ลงลายมือชื่อโดยประธานและเลขาธิการ และสมาชิกจะตรวจดูได้ในระหว่างเวลาทำการ ณ สำนักงานของสมาคมการค้า