CHAPTER 8

CHAPTER 8 FINANCE, SPECIAL FUNDS AND ACCOUNTING MATTERS OF THE TRADE ASSOCIATION

38. Fiscal Year: The 31st of December each year shall be construed as the end of the Trade Association’s fiscal year.

39. Preparation of the Annual Financial Report: The Trade Association’s Balance Sheets and Income-Expenses Statement shall be prepared by the Board of Directors for each fiscal year and then submitted to the Auditor by not later than the 28th of February. The Auditor shall complete the audit of such Balance Sheets at least thirty days before the Annual Ordinary General Meeting.

The audited Balance Sheets shall be submitted by the Board of Directors to the Annual Ordinary General Meeting for approval within one hundred and twenty days as from the end of the fiscal year.

The Board of Directors shall submit the Annual Report which presents the Trade Association’s performance to the meeting. Copies of the Annual Report presenting the Trade Association’s performance including the audited Balance Sheet shall also be sent to the Bangkok Metropolis Trade Associations Registrar within thirty days from the date of the General Meeting.

Furthermore, the Trade Association’s Annual Report presenting its performance and the audited Balance Sheet shall be kept at the Trade Association’s office and be available for inspection at the request of Members.

40. The Auditor’s authority: The Auditor is vested with the authority to audit the Trade Association’s assets, books of accounts and all relevant financial documents and its operations as well as entitled to make any enquiries with its Directors as well as every staff member of the Trade Association who have been involved with such assets, books of accounts and documents. The Board of Directors and all staff members shall, in this respect, provide their assistance as well as every facility to accommodate such audit and inquiries.

41. Maintenance of Books of Accounts and Financial Documents: The Trade Association’s books of accounts and financial records shall be kept at its office under the Treasurer’s jurisdiction.

42. The Trade Association’s Finance: All of the Trade Association’s cash will be deposited in the name of the Trade Association with any commercial bank or financial institution located in Bangkok Metropolis in accordance with the Board of Directors resolution.

In compliance with resolution(s) adopted by the Board of Directors Meeting(s), any deposit and withdrawal of funds from the bank shall be signed by at least two Directors.

43. The procedure and rules for the approval of disbursements and payment of funds shall be subject to the resolutions adopted by the Board of Directors from time to time.

44. Special funds: Special Funds may be raised by the Trade Association for the conduct of its operations and promotion of its prosperity by means of donation solicited from third parties and Members, or by any other means as considered appropriate by the Board of Directors which, however, must not be in contravention of the law.

หมวดที่ 8 การเงิน เงินทุนพิเศษและการบัญชีของสมาคมการค้า

ข้อ 38. ปีทางบัญชี ให้ถือเอาวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปีเป็นวันสิ้นปีทางการบัญชีของสมาคมการค้า

ข้อ 39. การจัดทำรายงานการเงินประจำปีให้คณะกรรมการจัดทำงบดุล และงบรายรับรายจ่ายของสมาคมการค้าในแต่ละปีทางบัญชี แล้วส่งให้ผู้สอบบัญชีไม่เกินวันที่ 28 กุมภาพันธ์ และผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบงบดุลให้แล้วเสร็จก่อนวันประชุมใหญ่สามัญประจำปีไม่น้อยกว่าสามสิบวัน คณะกรรมการจะต้องดำเนินการเสนองบดุลซึ่งผู้สอบบัญชีได้รับรองแล้วต่อที่ประชุมใหญ่สามัญประจำปีเพื่อพิจารณาอนุมัติภายในหนึ่งร้อยยี่สิบวันนับแต่วันที่สิ้นปีทางบัญชี ให้คณะกรรมการเสนอรายงานประจำปี แสดงผลการดำเนินงานของสมาคมการค้าต่อที่ประชุม ให้สมาคมการค้าส่งสำเนารายงานประจำปี แสดงผลการดำเนินงานของสมาคมการค้ากับงบดุลที่ได้ตรวจสอบแล้วไปยังนายทะเบียนสมาคมการค้าประจำกรุงเทพมหานคร ภายในสามสิบวันนับแต่วันที่มีการประชุมใหญ่

อนึ่ง ให้เก็บรักษารายงานประจำปีแสดงผลการดำเนินงานของสมาคมการค้า และงบดุลที่ได้ตรวจสอบแล้วไว้ที่สำนักงานของสมาคมการค้าเพื่อให้สมาชิกขอตรวจดูได้

ข้อ 40. อำนาจของผู้สอบบัญชี ผู้สอบบัญชีมีอำนาจตรวจสอบสินทรัพย์ สรรพสมุดบัญชี และบรรดาเอกสารเกี่ยวกับการเงินและการดำเนินงานของสมาคมการค้า และมีสิทธิสอบถามกรรมการ ตลอดจนเจ้าหน้าที่ของสมาคมการค้าทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ สรรพสมุดบัญชี และเอกสารดังกล่าว ในการนี้กรรมการและเจ้าหน้าที่จะต้องช่วยเหลือและให้ความสะดวกทุกประการเพื่อการตรวจสอบและการสอบถามเช่นว่านั้น

ข้อ 41. การเก็บรักษาสมุดบัญชีและเอกสารการเงิน สมุดบัญชีและข้อมูลทางการเงินของสมาคมการค้าจะต้องเก็บรักษาไว้ ณ สำนักงานของสมาคมการค้า และให้อยู่ในความดูแลรับผิดชอบของเหรัญญิก

ข้อ 42. การเงินของสมาคมการค้า เงินสดของสมาคมการค้าทั้งหมดจะต้องนำไปฝากไว้ในนามของสมาคมการค้า ณ ธนาคารพาณิชย์หรือสถาบันการเงินแห่งใดแหน่งหนึ่ง ซึ่งตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ตามมติของที่ประชุมคณะกรรมการ

ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามมติของที่ประชุมคณะกรรมการ การฝากและการถอนเงินจากธนาคารให้กระทำได้โดยการลงนามร่วมกันของกรรมการอย่างน้อยสองคน

ข้อ 43. ขั้นตอนการปฏิบัติ และกฏเกณฑ์สำหรับการอนุมัติเบิกจ่ายและชำระเงินจะขึ้นอยู่กับมติของคณะกรรมการเป็นครั้งคราว

ข้อ 44. เงินทุนพิเศษ สมาคมการค้าอาจหาเงินทุนพิเศษ เพื่อมาดำเนินกิจการ และส่งเสริมความก้าวหน้าของสมาคมการค้าได้ ก็โดยการเชื้อเชิญบุคคลภายนอก และสมาชิกร่วมกันบริจาคหรือกระทำการอื่นใดตามที่คณะกรรมการเห็นสมควรและไม่ขัดต่อกฎหมาย